Проектный кейс Интернет-магазин «Камневеды» Оптимизация, упорядочение и автоматизация бизнес-процессов, доработка функционала информационной системы на базе «1С:Управление торговлей»

Как автоматизация помогла в 2 раза быстрее обрабатывать заказы, сократить количество ошибок и уйти от Excel-таблиц: кейс компании «Камневеды»

Заказчик: «Камневеды» — магазин камней, самоцветов, украшений из натуральных камней, минералов, метеоритов и окаменелостей. Компания добывает одни образцы в самостоятельно организованных экспедициях, а другие — закупает у поставщиков. Продукция «Камневедов» продаётся в трёх магазинах в Москве оффлайн, и онлайн на сайте. В штате — 30 человек.

Исполнитель проекта: ООО «Аксиома-Софт» — официальный партнёр фирмы «1С».

Зачем понадобилась автоматизация?

В «Камневедах» уже работали с программой «1С: Управление торговлей». Но многими типовыми функциями сотрудники не пользовались, потому что в системе было много доработок. Ситуация выглядела следующим образом:

• большинство работников пользовались правами администратора. Из-за этого документы оформлялись долго и проблематично. Попытки ограничить права пользователей вели к проблемам в работе сотрудников. 
• закупочные документы формировались долго и с ошибкам.
• терялись заказы при автоперемещении.
• трудности в работе с картами лояльности, промокодами, сертификатами
• выплаты, траты, взаимозачеты велись в Excel
• экономическая и аналитическая отчётность велась в Excel
• работники не пользовались многими типовыми возможностями конфигурации (сверка взаиморасчетов, авансовые отчеты, оплата товаров через терминалы)

Ход работы

1. Организовали доступ для пользователей

Как было

Раньше сотрудники работали в «1С:Управление торговлей» на правах администраторов. Иначе программа не работала. Отдел доставки и продавцы, которые перемещали товары с одного магазина в другой, теряли половину функционала, если у них не было прав администратора.

Что реализовали

Добработали справочник, чтобы группам сотрудников было удобнее. Организовали права работников следующим образом:

• Администраторы: могут использовать все функции программы.
• Отдел доставки: доступ только к разделам «Продажи» и «Склад и доставка».
• Продавцы: доступ к разделу «Рабочее место кассира», могут просматривать и редактировать документы в разделе «Заказ клиента».
• Отдел закупок: доступ к разделам «Продажи», «Закупки», «Склад и доставка», «Казначейство»; могут просматривать документы в разделе «Заказ клиентов».
• Отдел фотографов: доступ к разделу «Номенклатура»;  могут загружать и редактировать фотографии товаров.

2. Сократили ручные операции в блоке «Продажи» 

Как было

Изделия из камня продаются в розничных магазинах в Москве и на сайте. Заказ с сайта можно забрать самовывозом или доставить курьером СДЭК или Почты России по Москве. Его формирует менеджер по информации от клиента из телефонного звонка или письма на электронной почте или выгружают с сайта. 

Если заказ поступил с сайта, поля «Контакт тел.», «Контакт ФИО» и «Контакт e-mail» оставались пустыми:

 

Что реализовали

Если заказ приходит с сайта и в нём заполнены поля «Контакт тел.», «Контакт ФИО» и «Контакт e-mail» из вкладки «Доставка», то поле «Клиент» во вкладке «Основное» заполняется автоматически. Если такого клиента нет, создаются карточки и поле «Клиент» во вкладке «Основное» заполняется автоматически.

3. Сделали так, что заказы перестали пропадать при перемещении со складов

Как было

Если на складе, который выбран для отгрузки, нет нужно товара, программа действовала так:

1. Сотрудник нажимает кнопку «Автоперемещение». Создаётся заказ на перемещение нужного товара с другого склада, где он есть.
2. Автоматически формируется документ «Заказ на перемещение» в карточке документа «Заказ клиента».

На последнем этапе возникала проблема: если товар нужно собрать с нескольких складов, документ на перемещение формировался только с одного склада — того, за которым закреплён менеджер, который нажал кнопку «Автоперемещение». Информация по позициям, которые надо собрать с другого склада, не показывался в отчёте «Состояние обеспечения заказов». В итоге некоторые заказы терялись и не собирались: 

Что реализовали

1. Изменили порядок автоматического перемещения заказов между складами. Теперь к пользователю привязан тот склад, который заполняется при формировании документа автоматически. Больше нельзя закрыть заказ, если в нём есть непринятые перемещения.
2. Настроили систему так, что теперь можно отследить перемещение заказа по разным складам.
   
    
3. Привязали сотрудников подразделений к складам, чтобы нужный склад автоматически отображался в документе.
4. Добавили цветное обозначение складов и возможность выделять склад как место назначения товара. Это сделало эффективнее отчёт «Состояние обеспечения заказов»
5. Настроили ордерную систему хранения складов

4. Ускорили работу кассиров

Наладили работу с картами лояльности, промокодами, сертификатами и подключили эквайринг.

Как было

Применять промокоды и карты лояльности было неудобно:

1. Скидки и карты лояльности не были связаны друг с другом. Например, клиент, применив карту лояльности или скидку, спрашивает: «Какая сумма в итоге?». Продавец не может ответить, пока не нажмёт кнопку «Оплатить». 
2. Карту лояльности нельзя найти в системе по номеру телефона или электронной почте клиента.
   
    
3. Применить промокод в оффлайн-магазине нельзя, он работал только на заказы с сайта. В магазинах приходилось пользоваться кнопкой «Ручные скидки». Для продавца это лишняя сложность.
4. Система не позволяла оплачивать заказы сертификатами. Можно было пользоваться сертификатом только для оплаты покупки в зале.
5. Эквайринговые терминалы в магазинах не подключены к «1С:Управление торговлей». В конце рабочего дня кассиры делали отчёты отчёты по терминалам. Данные этих отчётов не загружались в систему, было неудобно.
6. Если клиент оплачивал товар в магазине оффлайн, продавец вводил сумму на терминале вручную.

Что реализовали

• Теперь информация по бонусному счёту и продажам показывается в разделе «Рабочее место кассира» по номеру карту лояльности. 
• Добавили в РМК кнопку поиска карты лояльности по номеру телефона и e-mail и подбор по Справочнику «Карты лояльности». 
• Добавили возможность применять промокоды в РМК. 
• Разработали механизм продажи и оплаты сертификатов. Теперь можно по номиналу отследить, какие номера сертификатов активированы и в каком магазине.Сертификатом можно оплатить заказ.
• В справочник «Номенклатура» добавили ещё одну колонку «Товары в пути». В ней можно посмотреть, сколько товаров перемещаются со склада на склад и сколько из них «зависли». 
• Подключили эквайринговые терминалы к «1С: УТ» и настроили автоматическую привязку оплаты к заказам. Продавец в магазине больше не вводит сумму оплаты вручную.

5. Устранили ошибки, сделали так, что закупочные документы формируются быстрее

Как было

Товар закупают как стандартным способом, так и по схеме приёма на комиссию. Когда закупки по комиссионной схеме завершены, менеджеры оформляют «Отчёт о реализованных товарах» и поставщик получает оплату. Расчеты с поставщиками через банк в системе не отражаются. Если поставщик в определённый период предлагал на комиссию одинаковые позиции по разной стоимости, отчёт оформлялся некорректно и сумма оплаты поставщику считалась неверно. 

Пример: на комиссию пришёл товар по цене 2500 руб. Через месяц приходит такой же товар от того же поставщика, но уже по новой цене — 2000 руб. Покупка двух этих товаров должна стоить 4500 руб. Но в отчёт автоматически попадала наибольшая цена. В итоге поставщику выплатят 5000 руб.

Ещё некорректно отображались товары, которые вернули и приняли на комиссию. В документе «Отчёт комитенту о списании» были ошибки.

Пример: в начале апреля формируется отчёт за март. Если товар был приобретён в марте и возврат был сделан в марте, то данные отображаются корректно. А если товар был приобретен в марте, а возврат сделан в апреле, эти позиции в отчёте отображаются уже неверно.

Что реализовали

• Настроили внесение номенклатуры по партиям. Комиссионный товар продают по той цене, по которой он поступил.
• Устранили ошибки в отображении возвратов с помощью новой логики формирования документа «Отчёт комитенту о списании».
• Разработали единую форму отчетов комитенту.

6. Настроили блок «Казначейство», ушли от экселевских таблиц 

Как было

1. Некоторые закупки компания оплачивает поставщикам по частям, разбивая общую сумму на несколько месяцев. Сверка взаиморасчётов по поступлениям товаров с поставщиками не была настроена, хотя эта возможность входит в стандартный функционал программы «1С: Управление торговлей».
2. Компания выдаёт авансы на производство товаров и выпускает свои коллекции. Каждый месяц отдел производства получает деньги на оплату сотрудников, расходные материалы, логистику. При этом раздел «Авансовые отчёты» в «1С: УТ» не настроен, всё делалось вручную.
3. Взаимозачёты с поставщиками велись финансовым директором в таблицах Excel.
4. Каждая выплата записывалась в Excel (ФИО клиента, сумма, дата).
5. Себестоимость продукции никак не рассчитывалась. Все ежемесячные затраты велись в Excel.

Что реализовали

• Настроили функционал блока «Казначейство»: автоматически оформлялись авансовые отчёты и взаимозачеты. Настроили  «Платёжный календарь» и расчет себестоимости товара.
• Компания работает с изделиями из серебра, поэтому нужна была интеграция с системой цифровой маркировки «Честный Знак». Этот модуль уже встроен в программу «1С:Управление торговлей». Наши специалисты обновили программу до последней версии и активировали эту функцию.

6. Доработали отчёты

Как было

Раздел «Отчёты» в программе «1С:Управление торговлей» не использовался. Вся отчётность по анализу деятельности компании велась отдельно в Excel. Программа «1С:УТ» использовалась только как источник информации для таблиц Excel.

Что реализовали

Разработали формы отчётов по возвратам в разделе отделов и по ежедневным расходам, а также по доходам и расходам. Создали автоматические формы отчёта с указанием количества товаров по строкам: 

• «Новые карточки товаров»
• «Количество обработанных фото»
• «Карточки товаров, которые перевели «из нуля в наличие».

Результат после работы с «1С:Управление торговлей» 

1. Автоматизированы 10 рабочих мест.
2. Заказы обрабатываются в 2 раза быстрее, клиенты меньше ждут.
3. Информация вводится в базу без ошибок.
4. Обновлять базу стало быстрее и дешевле.
5. Аналитику руководители ведут в базе, ушли от таблиц.
6. Информация попадает в базу быстрее
7. Закупочные документы оформляются быстрее.
8. Сотрудники склада ответственнее относятся товарам, потому что они закреплены за конкретным складом и отвечают за каждый товар.
9. Работники лучше контролируют перемещения товаров, потому что в системе теперь ничего не может «потеряться».

Укрупнённое описание процессов компании в разрезе баз:

«Проект в партнёрстве с «Аксиома-Софт» помог нам начать использовать весь функционал программы «1С:УТ». Это принесло компании измеримые результаты: заказы стали обрабатываться быстрее, покупатели теперь обслуживаются тоже быстро, ошибок в системе отчётности почти нет. Когда есть такие улучшения, руководство может использовать время на решение бизнес-задач, а не тратить рабочий день на операционные проблемы. Так наш бизнес будет расти быстрее», —- прокомментировал Артём Ескин, основатель и руководитель компании «Камневеды».